Mudanza de oficina sin parar el negocio

Entre 6 y 8 semanas si hay más de diez puestos, servidor o archivo grande. Para una oficina pequeña, 4 semanas suelen bastar. Es una recomendación de organización, no una norma.

La razón es sencilla. El local nuevo, el permiso de calle y la fecha de la furgoneta dependen de terceros. Con las tres cosas cerradas, lo demás se organiza solo.

Cada puesto necesita una ficha y un código. Así todo lo que sale de la mesa 14 llega a la mesa 14, sin preguntarle a nadie.

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   Numeren las mesas del local nuevo

   En un plano, con un número por puesto y por sala. Impriman el plano y péguenlo en la entrada.

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   Un código por puesto

   Por ejemplo, planta, sala y mesa. Cada caja y cada mueble lleva ese código en dos caras visibles, nunca en la tapa.

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   Una lista por puesto

   Qué hay en la mesa: ordenador, pantallas, teléfono, cajonera, archivador. Si falta algo al descargar, se sabe de dónde era.

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   Un color por zona

   Cinta de un color para dirección, otro para administración, otro para almacén. En la furgoneta y en el pasillo se ve de un vistazo.

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   Objetos personales aparte

   Cada persona prepara su caja y la lleva ella o va marcada con su nombre. Plantas, tazas y fotos no viajan sueltas.

Lo primero es la copia de seguridad, hecha y comprobada que se puede restaurar. Después, el orden. Quien administre la red (la empresa de informática o la persona de la oficina) debe estar presente el día de la mudanza.

• Copia de seguridad completa y verificada, en un sitio que no viaje en la furgoneta.
• Fotos de la parte trasera de cada equipo y de los cables antes de desconectar.
• Etiqueta en cada cable y en cada equipo con el código del puesto.
• Ordenadores, pantallas y periféricos en su caja original o bien envueltos y rellenos. Nunca sueltos en una caja de archivo.
• Portátiles y discos externos los lleva cada persona.
• Servidor, router, centralita y switches: los mueve quien los instaló o con su indicación, y se instalan los primeros.
• Aviso al proveedor de internet y de teléfono con tiempo, para que la línea esté activa en el local nuevo.
• Alarma, control de acceso y cámaras: revisar quién las desmonta y quién las monta.

El archivo es lo que más pesa y lo que más se descontrola. Se resuelve con cajas pequeñas y un registro: caja numerada, contenido y destino.

• Cajas de archivo de tamaño estándar y sin llenar del todo: el papel pesa mucho más de lo que parece.
• Una lista de cajas por departamento, con número, contenido y año.
• Los documentos confidenciales, en cajas cerradas y marcadas, y se descargan los primeros en la sala que decida la empresa.
• Lo que no hace falta consultar a diario puede esperar en un trastero de alquiler hasta que haya sitio en el local nuevo.
• Antes de tirar documentación, la empresa decide qué se conserva. Eso no lo decide quien mueve las cajas.

Para cajas, protecciones y cómo llenarlas, la guía de cómo embalar sirve igual para una oficina.

Para una oficina, casi siempre. Se carga el viernes por la tarde o el sábado y el lunes se trabaja. Si hay muchos puestos o un servidor, conviene dejar un día de margen para que la informática conecte todo.

Los fines de semana se llenan antes. Reserven fecha con tiempo y tengan en cuenta que en algunas zonas la reserva de calle depende de la ordenanza municipal.

Si necesitan reservar un trozo de calle, sí, hay que pedir permiso al ayuntamiento. Cada municipio lo gestiona a su manera. En Santa Cruz la sede electrónica pide como mínimo 20 días hábiles de antelación.

Las oficinas suelen estar en calles de mucho tráfico, así que conviene mirarlo el primer día. Todo el detalle está en la guía del permiso de vía pública.

A clientes y proveedores, con dos o tres semanas de margen y un último recordatorio la semana de la mudanza. A Hacienda, en el plazo legal.

• Hacienda (AEAT): empresarios y profesionales tienen 1 mes desde el cambio para comunicar el nuevo domicilio fiscal con la declaración censal (art. 17.1 del RD 1065/2007).
• Agencia Tributaria Canaria: las empresas con IGIC tienen el modelo 400, declaración censal de la ATC. Confirmen con su gestor cómo se comunica el cambio en su caso.
• Banco, seguros, mensajería, suministros y alarma: cambio de dirección en cada contrato.
• Web, Google Business, redes y firmas de correo: el mismo día, para que nadie se pierda.
• Correos y buzón: si hay correspondencia que llegue al local viejo, pidan el reenvío.

Aviso de mudanza de oficina: qué debe decir

• Fecha del cambio y desde cuándo atienden en la nueva dirección.
• Dirección nueva completa, con planta, y cómo llegar (aparcamiento, guagua o tranvía cercanos).
• Teléfono y correo, y si cambian.
• Si hay días en que no atenderán o atenderán con limitaciones.
• Una persona de contacto para dudas durante la mudanza.

• Llaves, mandos y tarjetas de acceso del local nuevo, y quién las tiene.
• Ascensor y montacargas de los dos edificios: medidas, horarios y reserva si hacen falta.
• Puerta y pasillos del local nuevo con las medidas de los muebles grandes (mesas de juntas, armarios, archivadores).
• Enchufes, puntos de red y luz en cada mesa antes de llegar la furgoneta.
• Plano de mesas impreso y pegado en la entrada del local nuevo.
• Una persona en origen y otra en destino con el listado de cajas.
• Fotos del estado del local viejo al devolverlo, para evitar discusiones con el propietario.
• Después: comprobar que no falte nada del inventario y avisar el mismo día de lo que haya llegado dañado.

Para organizar el resto del calendario, la checklist de mudanza sirve de base. Y si tienen dudas de quién contratar, la guía para elegir empresa lo cuenta.